Proses seleksi yang tidak punya alur jelas biasanya menimbulkan tiga masalah. Kandidat menunggu terlalu lama, penilaian berbeda-beda antar pewawancara, dan keputusan akhirnya lebih bergantung pada kesan sesaat daripada data. Alur yang tertata tidak harus rumit. Lima tahap berikut cukup untuk sebagian besar perusahaan.
1. Rumuskan kebutuhan posisi
Banyak proses seleksi bermasalah sejak langkah pertama, karena lowongan dibuka sebelum kebutuhan benar-benar jelas. Sebelum mengiklankan, sepakati bersama atasan langsung hal berikut:
- Tanggung jawab utama dan hasil kerja yang diharapkan dalam enam bulan pertama.
- Kualifikasi wajib dan kualifikasi tambahan.
- Kompetensi dan karakter yang menentukan keberhasilan.
- Rentang gaji dan jenjang karier.
Dokumen singkat satu halaman sudah cukup. Dokumen ini menjadi acuan setiap tahap berikutnya.
2. Saring lamaran
Tahap ini bertujuan memisahkan pelamar yang memenuhi kualifikasi wajib dari yang belum. Tetapkan kriteria yang objektif, misalnya pengalaman minimum, kemampuan teknis tertentu, atau lokasi kerja. Hindari menyaring berdasarkan hal yang tidak berhubungan dengan pekerjaan seperti usia, status pernikahan, atau penampilan.
Bila pelamarnya banyak, buat penilaian sederhana dengan skala yang sama untuk semua CV agar hasilnya bisa dibandingkan.
3. Psikotes
Psikotes membantu melihat hal yang tidak muncul di CV, seperti gaya kerja, ketelitian, atau cara berpikir. Beberapa prinsip yang membantu:
- Berikan psikotes setelah penyaringan CV, bukan kepada semua pelamar. Dengan begitu biayanya lebih terkendali.
- Pilih area assessment yang sesuai dengan posisi. Panduannya ada di artikel cara memilih psikotes sesuai posisi.
- Pakai format online bila kandidat berada di banyak lokasi. Penjelasan dasarnya ada di apa itu psikotes online.
- Beri tahu kandidat mengenai durasi, jadwal, dan persiapan yang perlu dilakukan.
4. Wawancara
Wawancara adalah tahap untuk menggali, bukan sekadar mengobrol. Beberapa cara agar hasilnya lebih bisa dipertanggungjawabkan:
- Susun daftar pertanyaan yang sama untuk semua kandidat di posisi yang sama.
- Gunakan pertanyaan berbasis pengalaman, misalnya "ceritakan saat anda harus menyelesaikan pekerjaan dengan tenggat sangat ketat".
- Libatkan atasan langsung dan satu orang dari tim HR.
- Gunakan hasil psikotes untuk menyusun pertanyaan lanjutan. Contoh cara membacanya ada di cara membaca hasil psikotes kandidat.
- Catat penilaian segera setelah wawancara, memakai lembar penilaian yang sama.
5. Keputusan dan penawaran
Kumpulkan semua data dalam satu tempat: kesesuaian kualifikasi, hasil psikotes, penilaian wawancara, dan hasil pengecekan referensi. Diskusikan bersama pewawancara, lalu tetapkan keputusan dengan alasan tertulis.
Beberapa catatan untuk tahap ini:
- Hubungi kandidat yang diterima secepat mungkin. Kandidat yang baik biasanya sedang mengikuti beberapa proses.
- Kabari juga kandidat yang tidak lolos. Kabar penolakan yang sopan menjaga reputasi perusahaan sebagai pemberi kerja.
- Simpan data kandidat sesuai kebijakan dan hapus bila sudah tidak diperlukan.
Mengukur kualitas proses
Setelah beberapa kali seleksi, lihat angka sederhana untuk menemukan bagian yang perlu diperbaiki:
- Waktu dari lamaran sampai keputusan. Bila terlalu panjang, cari tahap yang paling lama.
- Persentase kandidat yang mengundurkan diri di tengah proses. Angka tinggi bisa berarti proses terlalu panjang atau komunikasi kurang baik.
- Kinerja karyawan baru setelah masa percobaan. Bandingkan dengan penilaian saat seleksi untuk melihat tahap mana yang paling akurat.
Menyatukan proses dalam satu alur
Semakin banyak alat yang dipakai, semakin besar risiko data tercecer. Untuk bagian psikotes, Nesia membantu HR memasukkan data kandidat, memilih asesmen, mengirim undangan, memantau progres, dan membaca hasil dalam satu dashboard. Hasilnya bisa dibawa langsung ke tahap wawancara. Pelajari cara kerja dan paketnya bila anda ingin mencobanya.
